Reorganisation öffentliche Verwaltung

Ausgangslage: Überprüfung der Organisationsstruktur

Im Bereich öffentliche Verwaltung erhielten wir von einem Gemeindebetrieb den Auftrag, die Notwendigkeit von Aufgaben und Leistungen sowie die Zweckmässigkeit der Organisationsstruktur zu überprüfen. Ausserdem erarbeiteten wir ein Personalkonzept mit Ressourcenplanung, eine Stellenbeschreibung sowie eine Nachfolgeplanung. Dies bildete dann die Grundlage für eine Reorganisation.

Herausforderung: fehlende Dokumentation

Aufgrund fehlender Dokumentation mussten wir in einem ersten Schritt das fundierte Wissen über den Betrieb für das Projektteam und die Entscheidungsträger zugänglich machen. Für die Ausarbeitung von Lösungsoptionen sind ein breiter methodischer Werkzeugkasten und die Aussensicht sehr wichtig. Es ist unerlässlich, dass die Projektleitung zum Betrieb und zu den Entscheidungsträgern ein starkes Vertrauensverhältnis aufbauen kann, um ein Projekt erfolgreich umsetzen zu können. Dies gelingt nur durch eine saubere, transparente Prozessführung und eine klare Kommunikation.

Vorgehen: Tätigkeitsbeschreibung, Erarbeitung Leistungsvereinbarung und Evaluation verschiedener Organisationsformen

In einem ersten Schritt beschrieben wir die Tätigkeiten und Aufwendungen des Gemeindebetriebes. Dabei berücksichtigten wir auch die rechtlichen Rahmenbedingungen (z.B. durch das Gesetz vorgegebene Aufgaben). In einem zweiten Schritt erarbeiteten wir für alle notwendigen Aufgaben die entsprechenden Leistungsvereinbarungen. Diese bildeten die Grundlage für die künftigen Tätigkeiten. In einem dritten Schritt evaluierten wir verschiedene Organisationsformen und analysierten den Personalbedarf samt notwendigen Qualifikationen.

Resultat: Umsetzung der neuen Organisation, Initiierung der Nachfolgeplanung und Leistungsvereinbarung als Führungsinstrument

Der Gemeindevorstand konnte einen Entscheid für eine neue Organisationsform und die notwendigen Ressourcen treffen. Die Nachfolgeplanung wurde initiiert. Die Leistungsvereinbarungen dienen heute dem Departementsvorsteher als zusätzliches Führungsinstrument.