Digitalisierung der Einsatzplanung

Ausgangslage: zeitaufwändige Personaldisposition 

Der Geschäftsführer eines mittelständischen Handwerkerbetriebes wandte sich an uns. Er wünschte sich Unterstützung bezüglich der Personaldisposition, welche sehr zeitaufwändig war, da alles über ihn als Dreh und Angelpunkt lief. Vor allem die aufwändige telefonische und persönliche Betreuung sah er als grösste Belastung. Die Strukturen unseres Auftraggebers verlangten von den Handwerkern, dass sie nach jedem erledigten Auftrag wieder an den Geschäftsstandort zurückfuhren, um dann vor Ort die neuen Aufträge entgegenzunehmen.

Herausforderung: Interessen Anspruchsgruppe, Datenbanken und IT/Systeme sowie Anpassungen an Prozesse

Die Herausforderung für eine verbesserte Personaldisposition bestand darin, die Interessen der einzelnen Anspruchsgruppen zu berücksichtigen und dadurch Akzeptanz bei den verschiedenen Nutzern – Geschäftsleitung, Disposition und Handwerker – zu schaffen. Daneben galt es diverse Datenbanken und IT/Systeme zu evaluieren und implementieren. Nach der Umsetzung waren Anpassungen an den Prozessen nötig, sodass die neuen Möglichkeiten auch optimal genutzt werden konnten.

Vorgehen: Kategorisierung Bedürfnisse und Auswahl Tool für Online Einsatzplanung

Nachdem wir die einzelnen Bedürfnisse geklärt und eine erste Kategorisierung in “Must-Have” und “Nice-To-Have» vorgenommen hatten, suchten wir ein Tool, welches es der Geschäftsleitung erlaubte, die Einsatzplanung der Monteure online zu erledigen. Nebst der reinen Einsatzplanung musste es auch möglich sein, die entsprechenden Dokumente (Auftragsdokument, Bilder, Offerte etc.) dem Auftrag anzuhängen. „Nice-To-Have“ war, wenn auch gleich die benötigten Maschinen dem jeweiligen Auftrag zugewiesen werden konnten, um sicherzustellen, dass der Handwerker das Gerät mitnimmt und es nicht doppelt verplant werden konnte. Nach der Evaluation verschiedener online basierten Tools, entschieden wir uns gemeinsam mit dem Auftraggeber für das Passendste. Relevante Entscheidungsfaktoren waren, nebst den Kosten und dem Funktionsumfang, die vorhandenen Schnittstellen (API), Sprache und Bedienbarkeit.

Resultat: online Einsatzplanungstool ist eingeführt, wird genutzt und entlastet den Geschäftsführer 

Nach der kostenlosen Probezeit wurde entschieden das Tool definitiv einzuführen. Dadurch konnte der Geschäftsführer wesentlich entlastet werden. Es wird heute aktiv und intensiv in der Persional-Disposition genutzt.