Vereinfachung Rechnungsbearbeitung und Rechnungsversand

Ausgangslage: Anzahl Rechnungen nicht mehr handhabbar

Die grosse Anzahl an zu verarbeitenden Rechnungen war für unseren Kunden mit der konventionellen Vorgehensweise nicht mehr handhabbar. Nebst der Arbeitszeit bereitete die physische Aufbewahrungspflicht zunehmend Probleme. Im Rahmen der Prozessoptimierung haben wir ein Dokumenten Management System (DMS) aufgebaut und ein E-Rechnungs-Workflow implementiert, welches die verschiedenen Anforderungen hinsichtlich Kreditoren- und Debitoren berücksichtigt.

Herausforderung: interne Akzeptanz und Anforderungsanalyse

Die Herausforderung in der Projektleitung von Prozessoptimierungen ist die Aufnahme und das Abwägen der Bedürfnisse der Anwender / User. Jede Abteilung und Unternehmung hat leicht unterschiedliche Anforderungen und Wünsche an solche DMS Tools. Der Prozess bis zur Einigkeit ist sehr wichtig und ist Grundlage für die spätere Akzeptanz des Tools. Zudem bildet er die Basis zur Evaluation der technischen Lösung.

Vorgehen: Bedürfnisanalyse, Mehrwert aufzeigen, Evaluation, Entscheid und Umsetzung

Nachdem die Prozesse des Rechnungslaufs aufgenommen wurden, konnte ein geeignetes DMS Tool evaluiert werden, welches über OCR den richtigen Workflow auswählt, dem Kostenstellenverantwortlichen die Rechnung zustellt und nach dem Prüfprozess die verbuchte Rechnung automatisch in die Buchhaltung einspeist. Das System wurde in einem Folgeprojekt ausgelagert und mit strukturiertem E-Rechnungsversand und -Empfang ergänzt. Das hat den Vorteil, dass der Kreditor die richtig verbuchte Rechnung direkt in das ERP einspeist, respektive wird die Debitorenrechnung auf Wunsch fertig kontiert zum Kunden versendet.

Resultat: Schnellerer Durchlauf der Debitorenrechnungen und Senkung Zeitaufwand für Bearbeitung und Kontrolle

Einerseits konnte durch die Automatisierung der Durchlauf der Rechnung verschnellert und andererseits der Zeitaufwand für die Bearbeitung und Kontrolle bei den Buchhaltern sowie den Kostenstellenverantwortlichen enorm gesenkt werden. Durch den zertifizierten Prozess ist zudem eine physische Rechnungsablage nicht mehr nötig und der Papierverbrauch bei Debitorenrechnungen wurde stark gesenkt.